在这个时代，不使用AI的人在工作中逐渐处于劣势。过去需要花费一个多小时搜集的资料，现在只需几行摘要即可整理完成，会议记录或提案书的草稿也能通过按几个按钮迅速完成。可以缩短时间并提高准确性的工具已经成为日常。AI不再是可选项，而是优秀员工的基本工具。
信息搜索和文档编写的过程是大多数职场人士每天都会重复的工作。策划书、报告、会议资料、电子邮件的撰写，都是由句子和数据组合而成。AI介入的领域正是这些重复性的工作。通过自动化摘要、整理、编写等例行事务，让人们能够专注于判断和策划。
目前最广泛使用的工具有等通用AI。它们可用于文档草稿撰写、电子邮件整理、数据摘要等各种工作。专注于搜索的工具包括Perplexity和Genspark，国内则有专长于策划书、报告和营销文案撰写的实用性写作工具Wrtn。在需要图像或设计工作时，可以通过Midjourney、Canva、Adobe Firefly、DALL·E等生成工具快速制作方案。
要正确利用AI，提出问题很重要。与其下达简单的指示，不如包含目标和格式、语气的请求，这样更能得出准确的结果。构成这样的请求句子被称为“提示”。例如，“请根据产业部的官方资料总结2025年半导体出口动向。用于PowerPoint报告，三页幻灯片的篇幅就可以”这样的提问，不仅表达了问题的目的，还提出了执行方式，从而改变AI的回答水平。
在构建提示时，一个简单的小技巧能提高效果。在提问前，指定角色，例如“从现在开始，你是一个有十年经验的战略规划师”或“你是协助我撰写报告的秘书”。通过使用‘角色给予方式’，AI会根据该背景调整语言风格和结构。相对于简单的命令，设定角色并明确目的时，AI会像同事一般响应。
AI并不仅仅擅长写作。一些企业将ChatGPT与内部文件连接，将其用作‘AI助手聊天机器人’。事先输入手册、政策文件、以前的报告等，用户只需提问即可轻松找到所需信息。这类聊天机器人不仅在交接工作或部门间的质疑应答中使用，也用于新员工培训或客户询问的回应。
图像工作也不例外。没有设计经验的人也能直接制作卡片新闻或提案的封面。通过使用‘Midjourney’和‘Canva’，仅凭几行文本即可生成视觉资料。在需要快速完成方案或难以获得设计师支持的环境中，被评价为实用的替代方案。
当然，也有需要注意的地方。AI提供的信息并非总是准确。是否反映最新数据，是否与组织内部政策一致，均需进行确认。特别是当将机密信息输入外部AI时，还需考虑安全风险。技术不是万能的，根据情况和用途选择性地进行利用非常重要。
AI并不是替代工作。只是它可以减少不必要的重复，协助在判断和策划工作中获取更多的时间。工作出色的人是善用技术的人。问题不在于能力，而在于如何有效地利用工具。